Zaman yönetimi ilk kez, meşgul ve işlerini bir türlü yetiştiremeyen yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka’da doğup dünyaya yayılmıştır. Zaman yönetiminde temel düşünce, günün her anının daha iyi planlanmasıyla çalışanların daha verimli hareket etmelerini sağlayacak olması düşüncesidir. Yeterince zamanınız var mı? Cevabınız kesin bir hayır ise, yöneticilerin büyük bir çoğunluğu ile aynı sınıftasınız demektir.

Zamanı Yönetmek İçin Nereden Başlarız?

Zamanı etkin bir biçimde kullanmak için öncelikle bir günde, yani 24 saatte ne yapıyoruz? Adım atmadan önce bunu öğrenmeniz yararınıza olacaktır. Genel olarak yaşamımızın;

• %32’sini uyuyarak


• %20’sini çalışarak


• %10’unu yemek yiyerek


• %9’unu seyahat ederek


• %8’ini kişisel bakım yaparak


• %8’ini öğrenerek


• %7’sini bekleyerek


• %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.

İş yaşamında başarılı olmak için ne kadar az bir zamanınız olduğu ortadadır. Günümüzde, iş’te geçirdiğimiz zamanı verimli kullanmak adına adımlar ve kararlar vermek zorunlu hale gelmiştir. Yukarıda ki değerler, ortalama olarak hesaplanmış değerlerdir. Sizde kendinize bir çizelge oluşturarak zamanınızı nelere harcadığınızı yazarak zamanınızla ilgili istatiksel bir fikir edinebilirsiniz.

Zamanı Etkin Kullanmak İçin Amaçlarınızı ve Hedeflerinizi Ortaya Koyun!

İş yaşamında amaç edinmek ve hedef koymak önemlidir. Bunlardan herhangi biri ile ilgili sorun yaşamanızın sebebi zamanla ilgili olabilir. Kendinizde amaç edindiğiniz durumu iyi analiz etmelisiniz. Olumlu ve olumsuz özelliklerinizi masaya yatırmalı, bunların size engel olduğu durumları saptamaya çalışmalısınız. Zamanınızı çalan belirsizlikleri ve engelleri belirlemeli, bir öncelik sırası oluşturmanız bu noktada oldukça önemlidir.

Zamanı Planlamak İçin Aceleci Olmayın!

Etkili bir zaman yönetimi yapabilmek, yapacağınız işleri ve kendinize ayıracağınız zamanı verimli bir şekilde kullanabilmek için, yaşadığınız zaman süresi içinde istenen düzeyde planlayabilmek ölçütünüz olmalıdır. Planlama yaparken dikkat edecekleriniz;

• Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmak,


• İşleri planlanan gün ve saate göre yapmak, sürüncemede bırakmamak,


• Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek,


• Yapılan işe pürdikkat konsantre olmak,


• Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak,


• Rutin işlerden kaçınmak,


• Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,


• Toplantıları zamanla sınırlamak,


• Engellenmeden çalışılabilecek saatler belirlemek,


• İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

Plan yaparken unutmamanız gereken üç önemli nokta; ruhsal, fiziksel ve zihinsel durumunuz. Sakin bir zihin ve bedenle plan yaparken dikkat etmeniz gerekenler;

• Daha verimli çalışabileceğiniz, üretken olduğunuz saatleri önemli işlere ayırmaya,


• Günü ayrıntılı planlamaya, ancak beklenmeyen durumlar için esnek olmaya,


• Başlama zamanlarına sadık olmaya,


• Planınızı gerçekleştirebilmek için çevrenizdekilere gerektiğinde “Hayır” diyebilmeye,


• Her sabah, kendinize 10-15 dakikalık planlama zamanı ayırmaya ve küçük notlar alabileceğiniz bir ajanda edinmeye ya da cep telefonu uygulaması kullanmaya,


• Günü hep olumlu biçimde tamamlamaya,


• Gerçekçi plan hazırlamaya ve günlük planın esiri olmamaya,


• Ödüllendirici olmaya, (planınızı gerçekleştirdiğinizde kendinizi takdir edebilmelisiniz.)


• Değerlendirme yapmaya (planımı uygulayabildim mi, yolunda gitmeyen neydi, neleri yeniden düzenlemeliyim gibi) özen göstermeniz planınızın verimli ilerlemesine yardımcı olacaktır.

Zaman’ın Tuzaklarından Uzak Durun!

Zaman tuzakları zamanı etkin bir şekilde kullanırken karşılaşılan engeller ya da kesintilerdir. Sosyal İlişkileriniz, karakteriniz ve kültürel yaşantınız bu tuzaklara düşmenizde etkili olabilir. Uzak durmanız gereken tuzaklar;

• Amaçsız Toplantılar


• Kötü İletişim


• Yanlış Bilgi


• Birden fazla işle uğraşmak, bunları bitirmek ya da bitirememek


• Gereksiz Ziyaretçiler


• Her işi bizzat yapmaya kalkmak


• Hayır demesini bilmemek


• Disiplinsizlik


• Anlatılanları dinlememek


• Yetersiz denetim


• Uygun olmayan iş ortamı

Zaman tuzaklarını en aza indirgemek için, yapılacak işlerin planlamasını yapmak ve önceliklerinizi belirlemeniz önemlidir. Unutulmaması gereken en önemli nokta; bir etkinliğin önemi, size kazandırdığı sonuçla doğru orantılıdır.

Zamanınızı Yönetmenize Engel Olan Durumlardan Kurtulun!

Etkili bir zaman yönetimi için gerekli olanların yanında, kendinizde engel teşkil eden durumlar vardır. Bu durumlardan kurtularak veya onararak, zamanınıza hükmetmek için adım atmış olursunuz.

Mükemmeliyetçilik

Gerçekçi olmanız lazım, hassas ve mükemmel olmasını istediğiniz durum zamanınızın boşa geçmiş olmasına neden olabilir.

Erteleme

Etkili zaman yönetimi için tehlikeli olan bu davranış, gündelik hayatınızda ki ertelediklerinizle başlar ve ardı sıra gelen artçı şoklarla yoluna devam edecektir.

Aşırı Güven

İşi yapabileceğinize inanmak işin yarısını bitirmeniz anlamına gelebilir. Her inandığınız ya da tek başına altından kalkabileceğinizi sandığınız ama yapamadığınız işler, zamanınızla ilgili tamir edilemeyecek hatalara sebep olabilir.

Güvensizlik ve Kaygı

Yapılan işe “ Nasıl olsa ben yapamıyorum bana vermezler” gibi düşünceler, boş bir kaygı ve güvensizlik yaratarak zamanınızı kullanırken çelişkilere sebep olabilir.

Zamanı Etkili Kullanmak Konusunda Kendinizi Geliştirin!

Her şeyden önce zamanınızı etkili kullanmak için kendinize alışkanlıklar oluşturmalısınız. Düzeninizi sorgulamalı, verimlilik adına adımlar atmalısınız.

• Yapılacaklar Listesi oluşturun. Yapacaklarınızı unutmamak bunları kaydetmeniz önemli.


• Takvimleme yapın. Yapılacak işlerinizi zaman sırasına koyun.


• Öncelikleri Belirlemek. Yapılacak işlerinizin önem sırasına göre öncelik tanımanız


• Zamanı yönetmek yerine, yaşamınızı yönetmeye odaklanın. Zamana ve materyale yönelmek yerine kişilere ve etkili olmaya yönelin. Kısaca üretkenliğiniz ve üretkenlik kapasitenizin dengesini iyi sağlayın.


• Ziyaretleri düzenleyin.


• Telefonun size hakim olmasına izin vermeyin.


• Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun.


• Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.


• Hayır demesini bilin.


• Dinlenmek için zaman ayırın.


• Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin.


• Televizyonun esiri olmayın.


• Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın.


• Gelecekte yararlı olabilecek bir kitabı, şimdi okumayın.


• İşte değişiklik arayın.


• İş yaparken konsantre olun.


• İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın.


• Yıllık tatillerinizi işletmeye hediye etmeyin; formda kalabilmek için tatile her zaman ihtiyacınız vardır.

Zaman Kazanmanın Yolları Deneyimleyin!

İş hayatınızda küçük kestirmeler size zaman kazandırırken, verimli olmanın kapılarını açabilir. Yapacağınız iş ile ilgili duygu durumunuz size zamanla ilgili artılar kazandırabilir.

• Kendinize özgü yöntemler geliştirmek,


• Kısa yollar oluşturmak,


• Elemek,


• Yaptığınız işe zaman limiti koymak gibi

Bu uygulamalar size net bir kazanım sağlayacaktır.

Zaman kazanmanın etkili yöntemlerinden biride delege etmedir. Kısaca yetki devridir. Yöneticilerin en büyük sorunlarından birisidir. Yetki devrinin basit tanımı; bir işin sorumluluğunun bir kişiden diğerine geçmesidir. Yetki devri yapmak, zaman kazanmanın en önemli anahtarlarından biridir. Bu anahtarı oluşturan adımları takip ederek sonuca ulaşabilirsiniz.

• İşi yapma yeteneğine sahip kişileri seçin,


• Seçtiklerinizin ne beklediğinizi anladığına emin olun,


• Çalışanlarınızın işi yapmak için gerekli yeteneğe sahip olduklarına inandığınızı bilmelerini sağlayın,


• Son teslim tarihlerini tartışın,


• Tamamlanacak taahhütleri garantiye alın,


• Yardımcılarınızın onları izleyeceğini bilmelerini sağlayın,


• Başka düşünceler ve inisiyatifler için alan açın


• Başkalarının işini yapmayın


• Ortaya çıkan sonuçları orantılı olarak ödüllendirin

Zaman Konusunda Bilinçlenmeye ve Değişime Hazır mısın?

Okumak, başarılı insanları gözlemlemek ve eğitim çok önemlidir. Zaman yönetimi tamamen bireysel bir durumdur. Yani tamamen sizin çabanıza bağlıdır. Zaman yönetimi için gerekli olan tek şey kendinizdir. Buna zihinsel olarak hazır olmanız gereklidir. Etkili zaman yönetimi sayesinde, iş hayatınız ve sosyal yaşantınızda sorunları minimize etmeyi ve zamanı iyi kullanmayı düzen haline getirmeniz önemlidir. Başarma isteğiniz, kendinize olan güveniniz, değişim isteğiniz ve mücadele arzunuz olduğu sürece, kendiniz için belirlediğiniz planları uygulamada sorun yaşamayacağınızı düşünüyorsanız, zaman yönetimi için biçilmiş kaftansınız! Sizin için her şey tamam ise zaman yönetimi konusunda inanılmaz değişimler geçirmeye hazır olun!