Zaman yönetimi ilk kez, meşgul ve işlerini bir türlü yetiştiremeyen yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka’da doğup dünyaya yayılmıştır. Zaman yönetiminde temel düşünce, günün her anının daha iyi planlanmasıyla çalışanların daha verimli hareket etmelerini sağlayacak olması düşüncesidir. Yeterince zamanınız var mı? Cevabınız kesin bir hayır ise, yöneticilerin büyük bir çoğunluğu ile aynı sınıftasınız demektir.
Zamanı etkin bir biçimde kullanmak için öncelikle bir günde, yani 24 saatte ne yapıyoruz? Adım atmadan önce bunu öğrenmeniz yararınıza olacaktır. Genel olarak yaşamımızın;
İş yaşamında başarılı olmak için ne kadar az bir zamanınız olduğu ortadadır. Günümüzde, iş’te geçirdiğimiz zamanı verimli kullanmak adına adımlar ve kararlar vermek zorunlu hale gelmiştir. Yukarıda ki değerler, ortalama olarak hesaplanmış değerlerdir. Sizde kendinize bir çizelge oluşturarak zamanınızı nelere harcadığınızı yazarak zamanınızla ilgili istatiksel bir fikir edinebilirsiniz.
İş yaşamında amaç edinmek ve hedef koymak önemlidir. Bunlardan herhangi biri ile ilgili sorun yaşamanızın sebebi zamanla ilgili olabilir. Kendinizde amaç edindiğiniz durumu iyi analiz etmelisiniz. Olumlu ve olumsuz özelliklerinizi masaya yatırmalı, bunların size engel olduğu durumları saptamaya çalışmalısınız. Zamanınızı çalan belirsizlikleri ve engelleri belirlemeli, bir öncelik sırası oluşturmanız bu noktada oldukça önemlidir.
Etkili bir zaman yönetimi yapabilmek, yapacağınız işleri ve kendinize ayıracağınız zamanı verimli bir şekilde kullanabilmek için, yaşadığınız zaman süresi içinde istenen düzeyde planlayabilmek ölçütünüz olmalıdır. Planlama yaparken dikkat edecekleriniz;
Plan yaparken unutmamanız gereken üç önemli nokta; ruhsal, fiziksel ve zihinsel durumunuz. Sakin bir zihin ve bedenle plan yaparken dikkat etmeniz gerekenler;
Zaman tuzakları zamanı etkin bir şekilde kullanırken karşılaşılan engeller ya da kesintilerdir. Sosyal İlişkileriniz, karakteriniz ve kültürel yaşantınız bu tuzaklara düşmenizde etkili olabilir. Uzak durmanız gereken tuzaklar;
Zaman tuzaklarını en aza indirgemek için, yapılacak işlerin planlamasını yapmak ve önceliklerinizi belirlemeniz önemlidir. Unutulmaması gereken en önemli nokta; bir etkinliğin önemi, size kazandırdığı sonuçla doğru orantılıdır.
Etkili bir zaman yönetimi için gerekli olanların yanında, kendinizde engel teşkil eden durumlar vardır. Bu durumlardan kurtularak veya onararak, zamanınıza hükmetmek için adım atmış olursunuz.
Mükemmeliyetçilik
Gerçekçi olmanız lazım, hassas ve mükemmel olmasını istediğiniz durum zamanınızın boşa geçmiş olmasına neden olabilir.
Erteleme
Etkili zaman yönetimi için tehlikeli olan bu davranış, gündelik hayatınızda ki ertelediklerinizle başlar ve ardı sıra gelen artçı şoklarla yoluna devam edecektir.
Aşırı Güven
İşi yapabileceğinize inanmak işin yarısını bitirmeniz anlamına gelebilir. Her inandığınız ya da tek başına altından kalkabileceğinizi sandığınız ama yapamadığınız işler, zamanınızla ilgili tamir edilemeyecek hatalara sebep olabilir.
Güvensizlik ve Kaygı
Yapılan işe “ Nasıl olsa ben yapamıyorum bana vermezler” gibi düşünceler, boş bir kaygı ve güvensizlik yaratarak zamanınızı kullanırken çelişkilere sebep olabilir.
Her şeyden önce zamanınızı etkili kullanmak için kendinize alışkanlıklar oluşturmalısınız. Düzeninizi sorgulamalı, verimlilik adına adımlar atmalısınız.
İş hayatınızda küçük kestirmeler size zaman kazandırırken, verimli olmanın kapılarını açabilir. Yapacağınız iş ile ilgili duygu durumunuz size zamanla ilgili artılar kazandırabilir.
Bu uygulamalar size net bir kazanım sağlayacaktır.
Zaman kazanmanın etkili yöntemlerinden biride delege etmedir. Kısaca yetki devridir. Yöneticilerin en büyük sorunlarından birisidir. Yetki devrinin basit tanımı; bir işin sorumluluğunun bir kişiden diğerine geçmesidir. Yetki devri yapmak, zaman kazanmanın en önemli anahtarlarından biridir. Bu anahtarı oluşturan adımları takip ederek sonuca ulaşabilirsiniz.
Okumak, başarılı insanları gözlemlemek ve eğitim çok önemlidir. Zaman yönetimi tamamen bireysel bir durumdur. Yani tamamen sizin çabanıza bağlıdır. Zaman yönetimi için gerekli olan tek şey kendinizdir. Buna zihinsel olarak hazır olmanız gereklidir. Etkili zaman yönetimi sayesinde, iş hayatınız ve sosyal yaşantınızda sorunları minimize etmeyi ve zamanı iyi kullanmayı düzen haline getirmeniz önemlidir. Başarma isteğiniz, kendinize olan güveniniz, değişim isteğiniz ve mücadele arzunuz olduğu sürece, kendiniz için belirlediğiniz planları uygulamada sorun yaşamayacağınızı düşünüyorsanız, zaman yönetimi için biçilmiş kaftansınız! Sizin için her şey tamam ise zaman yönetimi konusunda inanılmaz değişimler geçirmeye hazır olun!